Facturation électronique obligatoire : démarrer à temps

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est l'échange entièrement électronique des données de facturation entre les entreprises. Un fichier PDF ou Excel n'est pas suffisant, car il n'est pas conforme aux normes de facturation électronique. Une véritable facture électronique est un document électronique structuré (tel qu'un fichier XML ou UBL), ce qui lui permet d'être traitée automatiquement et sans erreur par un logiciel de comptabilité. En Belgique, ce processus passe par le réseau PEPPOL (*), un système d'échange européen sécurisé et standardisé.

Avantages de la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique présente de nombreux avantages :

• Traitement plus rapide : plus de saisie manuelle, les factures sont donc traitées et payées plus rapidement.
• Gestion financière plus efficace : meilleure vue d'ensemble des factures entrantes et sortantes.
• Moins d'erreurs : la reconnaissance automatique des données réduit le risque d'erreurs.
• Sûr et fiable : protection accrue contre la fraude et les pertes.
• Durable : pas de papier et pas de transport nécessaires.
• Réduction des coûts : moins d'administration et moins de frais de stockage et d'impression.
• Processus uniformes : PEPPOL facilite la communication entre les différentes parties.
• Applicabilité internationale : PEPPOL est idéal pour les entreprises qui font des affaires au-delà des frontières nationales.
• Prêt pour l'avenir : une fois que votre entreprise peut recevoir et envoyer des factures électroniques, vous êtes immédiatement prêt à collaborer numériquement avec tous vos clients et fournisseurs.

Comment démarrer la facturation électronique ?

La mise en place  de la facturation électronique nécessite un certain nombre de préparatifs :

• Vérifiez votre logiciel : de nombreux programmes comptables prennent déjà en charge la facturation électronique. Contactez votre fournisseur de logiciels pour vérifier si votre système est compatible avec PEPPOL, le réseau européen de facturation électronique.
• Parlez-en à votre comptable : il peut vous conseiller sur la meilleure façon de faire la transition.

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel et que vous n'avez pas de comptable attitré, vous pouvez utiliser les plateformes gouvernementales gratuites comme solution provisoire :

• Mercurius (https://mercurius.belgium.be) : une plateforme centrale qui aide les entreprises à échanger des factures électroniques.
• Hermes (https://hermes-belgium.be) : spécialement conçu pour les PME qui ne disposent pas (encore) d'un système de facturation automatisé.

Ces deux systèmes sont en fait un transfert manuel et ne constituent donc pas une solution permanente.

Les défis de la transition

Bien que la facturation électronique offre de nombreux avantages, la transition peut s'avérer difficile :

• Adaptations techniques : le logiciel doit être compatible avec le réseau PEPPOL et prendre en charge le format XML.
• Formation du personnel : les employés doivent s'habituer aux nouveaux processus et systèmes de facturation.
• Intégration avec les systèmes existants : des mises à jour ou des modules supplémentaires peuvent être nécessaires dans les logiciels de comptabilité actuels.
• Coopération avec les fournisseurs et les clients : toutes les parties doivent passer à un système de facturation numérique.

Se préparer à la facturation électronique

Au-delà de l'obligation légale, l'utilisation de la facturation électronique est une opportunité précieuse car elle accroît l'efficacité, permettant aux propriétaires d'entreprise et aux employés de se concentrer davantage sur des tâches importantes. La façon de vous préparer dépend de votre situation actuelle, c'est-à-dire de la manière dont vous facturez aujourd'hui et du logiciel que vous utilisez pour le faire.

1. Logiciel de facturation externe

En collaboration avec AGORIA (entreprises technologiques), le gouvernement travaille à l'élaboration d'une liste de solutions logicielles conformes disponibles. Dès que la liste sera disponible, vous la trouverez sur le site web https://efacture.belgium.be/fr. Votre logiciel actuel ne figure pas sur la liste ? Ne vous inquiétez pas. De nombreux fournisseurs travaillent encore sur de telles solutions. La liste s'allongera certainement dans les mois à venir. Vous pouvez également demander à votre fournisseur de logiciels si l'outil que vous utilisez aujourd'hui est déjà capable d'envoyer et de recevoir des factures électroniques (Peppol) ou s'il prévoit de le faire. Votre fournisseur de logiciels peut introduire une demande de publication. Dès que votre logiciel vous permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via Peppol, vous serez prêt à augmenter le volume des factures électroniques structurées :

2. Système ERP

Même chose que ci-dessus.

3. Factures dans Word/Excel

Vous avez besoin d'un logiciel équipé pour fonctionner sur le réseau PEPPOL. De nombreuses solutions sont apparues sur le marché ces dernières années, qui s'adressent en particulier aux entreprises ayant un faible volume de factures. Que vous ayez beaucoup ou peu de factures sortantes et/ou entrantes : il existe une solution adaptée à chaque entreprise.

La première étape consiste à déterminer jusqu'où vous souhaitez aller dans la numérisation de votre entreprise. Voulez-vous vous limiter à l'obligation légale et opter pour une solution de base ? Ou voulez-vous inclure d'autres processus que celui de la facturation ? Pensez par exemple au processus de commande, de paiement, de comptabilité... Le résultat de cet réflexion déterminera l'application qui vous convient. En effet, certaines fonctionnalités des applications disponibles vont au-delà de l'obligation légale, mais peuvent s'avérer rentables si l'on tient compte du coût actuel de ces activités. Elles vont au-delà du processus de facturation, mais se rapportent à d'autres processus, tels que

• Rappels de paiement automatiques si des factures restent impayées.
• Facturation automatique selon une certaine périodicité.
• Préparation et suivi des devis.
• Préparation et suivi des bons de commande.
• Préparation et suivi des bons de livraison.
• Proposition de réservation.
• Intégration avec la comptabilité
• ...

Le gouvernement fournit une liste en tant que service pour aider les utilisateurs finaux à trouver la solution la plus appropriée. Le gouvernement ne recommande aucun produit ou fournisseur de logiciel spécifique. Dès que le logiciel permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées via PEPPOL, vous êtes prêt.

4. Un comptable externe

Si vous faites appel à un comptable pour votre facturation, il est préférable que vous vous mettiez d'accord avec lui sur l'application la plus appropriée à votre situation.

Lorsque vous envoyez des factures à vos clients en tant que fournisseur

Lorsque vous envoyez des factures à vos clients en tant que fournisseur

Lorsque vous recevez des factures de vos fournisseurs en tant que client

Lorsque vous recevez des factures de vos fournisseurs en tant que client

Facturation pour les particuliers

L'obligation de facturation électronique ne s'applique pas aux factures sortantes destinées aux clients particuliers, mais elle s'applique aux factures entrantes de vos fournisseurs. Vous devez donc adapter vos systèmes à cette obligation d'ici le 1er janvier 2026, faute de quoi vous ne pourrez pas recevoir de factures électroniques structurées de vos fournisseurs.

Avantages fiscaux et compensation gouvernementale

Le gouvernement belge aide les entreprises à passer à la facturation électronique en leur accordant des avantages fiscaux. Les PME et les indépendants peuvent bénéficier de déductions pour investissement sur les logiciels permettant la facturation électronique. Certains projets de numérisation peuvent également bénéficier de subventions.

En outre, il existe une déduction fiscale temporaire de 120 % sur les dépenses professionnelles liées à la facturation électronique. Cette mesure s'applique aux PME et aux grandes entreprises, du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2027. Étant donné que les factures doivent obligatoirement être envoyées au format XML, il s'agit d'une incitation majeure à passer à PEPPOL à temps. Profitez de cet avantage pendant qu'il en est encore temps !

N'attendez pas trop longtemps !

La facturation électronique devient non seulement une obligation légale, mais elle offre également de nombreux avantages en termes d'efficacité, de rapidité et de réduction des coûts. Préparez-vous dès maintenant et évitez le stress de la dernière minute en 2026.

(*) Qu'est-ce que PEPPOL ?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau européen qui permet aux entreprises et aux gouvernements d'échanger des documents électroniques via une norme uniforme. Le système est conçu pour faciliter les transactions commerciales internationales et les rendre plus efficaces grâce à l'utilisation d'une infrastructure normalisée. PEPPOL est de plus en plus utilisé dans le monde entier, d'autant plus que de nombreux pays rendent la facturation électronique obligatoire dans le secteur public.

Composants :

• PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications) : format standard pour l'échange de documents, tels que les factures électroniques.
• Access Points : points d'accès au réseau PEPPOL, semblables à un facteur numérique.
• SMP (Service Metadata Publisher) : répertoire permettant aux entreprises de se retrouver au sein du réseau PEPPOL.